La gestión efectiva de reuniones: Fase dos – Durante el encuentro
Las reuniones son una herramienta clave en el entorno laboral y empresarial, pues sirven para discutir proyectos, tomar decisiones y garantizar que todos los miembros del equipo estén alineados con los objetivos comunes. Sin embargo, no todas las reuniones son igualmente productivas. Para lograr que una reunión sea eficiente, es necesario gestionar correctamente cada una de sus fases. Después de haber abordado la fase de planificación y preparación, que es crucial para sentar las bases del éxito, es el momento de centrarse en la fase dos: durante el encuentro.
En esta fase, la dinámica del grupo, la claridad de los objetivos y el control del tiempo juegan un papel fundamental. Un líder de reunión debe tener ciertas habilidades y herramientas para asegurar que todo transcurra de manera fluida y que los participantes puedan contribuir de manera efectiva. A continuación, se describen los aspectos clave de cómo gestionar la reunión mientras se lleva a cabo.
1. Establecer y mantener el enfoque
El primer paso fundamental al comenzar la reunión es garantizar que todos los participantes comprendan el propósito y los objetivos de la misma. El líder debe empezar reafirmando el propósito de la reunión, mencionando los puntos que se tratarán y haciendo énfasis en los resultados esperados. Esta introducción inicial es esencial para evitar desviaciones durante la discusión.
Es fácil que una reunión se desvíe hacia temas irrelevantes si no se tiene una agenda bien estructurada. Para ello, es recomendable que el líder de la reunión intervenga cada vez que un tema no relacionado con el objetivo principal surja. Se debe redirigir la conversación hacia los puntos clave de la agenda, sin ignorar las inquietudes de los participantes, pero dejando claro que cualquier tema adicional se tratará en otro momento, si es necesario.
2. Fomentar la participación activa
Un aspecto crítico de cualquier reunión es la participación activa de todos los asistentes. Para que una reunión sea productiva, cada miembro del equipo debe tener la oportunidad de aportar sus opiniones, ideas y comentarios. El líder debe ser capaz de crear un ambiente en el que todos se sientan cómodos para intervenir, evitando que solo un pequeño grupo de personas se apodere de la conversación.
Una manera de fomentar esta participación es hacer preguntas abiertas, dirigirlas a los participantes directamente y mostrar interés por sus respuestas. Además, se puede rotar la responsabilidad de presentar información entre los asistentes para asegurarse de que todos estén involucrados en el proceso. Es fundamental que el líder gestione el flujo de la conversación de manera que se escuchen todas las voces y se eviten los monopolios en la discusión.
3. Gestionar el tiempo de manera efectiva
El tiempo es uno de los recursos más valiosos en una reunión. Una de las principales razones por las que las reuniones no son productivas es el mal manejo del tiempo. Para evitar que las reuniones se alarguen innecesariamente, el líder debe seguir un cronograma estricto y asegurarse de que cada punto de la agenda se discuta en el tiempo establecido.
Para lograr esto, es recomendable que el líder utilice un reloj o temporizador visible para todos, de manera que se pueda controlar el tiempo de manera objetiva. Además, el líder debe intervenir de manera firme pero respetuosa si una discusión está tomando demasiado tiempo o si se está desviando hacia aspectos secundarios. La clave está en mantener un ritmo adecuado que permita tratar todos los puntos importantes sin entrar en discusiones innecesarias.
4. Resolver conflictos de manera constructiva
En cualquier grupo de personas, es común que surjan desacuerdos durante las discusiones. La clave está en cómo manejar esos desacuerdos. Un líder de reunión debe tener la habilidad de mediar en situaciones conflictivas y reconducir la conversación hacia un ambiente respetuoso y productivo.
Si un desacuerdo surge, el líder debe intervenir rápidamente para moderar la conversación, asegurándose de que todas las partes tengan la oportunidad de expresar sus puntos de vista, pero sin permitir que el conflicto se agrave. El uso de frases como “Entiendo tu punto de vista, pero vamos a centrarnos en…” puede ser útil para redirigir la discusión de forma educada. Además, es recomendable que el líder promueva un enfoque basado en soluciones y consenso, alentando a los participantes a centrarse en encontrar soluciones en lugar de simplemente resaltar los problemas.
5. Mantener el ambiente de trabajo profesional y respetuoso
La dinámica interpersonal en una reunión es crucial para su éxito. El líder debe fomentar un ambiente en el que todos se sientan respetados y valorados. La manera en que los participantes interactúan entre sí puede influir directamente en la productividad de la reunión. El líder debe velar por que se mantenga un tono de respeto mutuo y evitar que se produzcan interrupciones o comportamientos poco profesionales.
Si bien es importante mantener la formalidad, también se debe procurar que el ambiente sea relajado para que las ideas fluyan sin restricciones. Un líder debe equilibrar las expectativas profesionales con la posibilidad de fomentar la creatividad y la innovación dentro de un marco respetuoso.
6. Utilizar herramientas visuales y tecnológicas
En el mundo actual, las herramientas tecnológicas pueden ser de gran ayuda para facilitar la comunicación durante las reuniones. El uso de presentaciones visuales, pizarras digitales, gráficos y diagramas puede ayudar a que los conceptos sean más claros y comprensibles para todos los participantes. Las herramientas de colaboración en línea, como Google Docs, Trello o Slack, pueden ser útiles para compartir documentos, hacer seguimiento de tareas y coordinar esfuerzos en tiempo real.
El uso de estas herramientas debe ser parte integral de la reunión, pero siempre de manera estratégica. Es importante que el líder se asegure de que todos los participantes puedan acceder a las herramientas necesarias para colaborar, y que no haya problemas técnicos que interrumpan la fluidez de la discusión. Además, el líder debe moderar el uso de dispositivos como teléfonos móviles, para evitar distracciones innecesarias durante el encuentro.
7. Hacer un seguimiento durante la reunión
A medida que la reunión avanza, el líder debe estar atento a los puntos que se han discutido y a las decisiones que se han tomado. Es útil hacer un resumen breve de lo que se ha logrado hasta el momento en intervalos regulares, especialmente cuando se trata de decisiones importantes o cuando el enfoque se desvía demasiado de los objetivos iniciales. Este resumen ayuda a los participantes a mantenerse enfocados y a recordar los avances que se han logrado.
Asimismo, es esencial que el líder haga un seguimiento de los acuerdos alcanzados durante la reunión. Esto implica asegurarse de que todos los participantes comprendan qué acciones deben tomar a continuación y cuáles son los plazos establecidos.
8. Cierre adecuado de la reunión
El cierre de la reunión es tan importante como su inicio. El líder debe concluir la reunión de manera clara, asegurándose de que todos los participantes comprendan lo que se ha decidido y cuáles son las acciones a seguir. Un buen cierre puede incluir un breve resumen de los puntos tratados, la confirmación de las tareas asignadas y la próxima fecha de seguimiento.
Es recomendable dar espacio para que los participantes puedan hacer preguntas o comentarios finales antes de concluir. Además, es importante agradecer a todos por su participación y esfuerzo, lo que contribuye a mantener un ambiente positivo para futuras reuniones.
Conclusión
La fase durante la reunión es crucial para garantizar que el encuentro sea productivo y cumpla con sus objetivos. Un líder de reunión debe estar preparado para gestionar el tiempo, fomentar la participación activa, manejar los conflictos de manera constructiva y mantener un ambiente profesional y respetuoso. Utilizar herramientas tecnológicas y hacer un seguimiento efectivo son pasos esenciales para maximizar la eficiencia de la reunión. Al gestionar correctamente la dinámica durante la reunión, se logra no solo avanzar en los objetivos inmediatos, sino también fortalecer la colaboración y el compromiso del equipo a largo plazo.
