Estructura Organizativa de SharePoint

El entendimiento de la estructura organizativa de SharePoint es fundamental para aprovechar al máximo esta plataforma de colaboración y gestión de contenidos desarrollada por Microsoft. SharePoint se basa en una arquitectura jerárquica que se compone de varios elementos clave que trabajan juntos para facilitar el almacenamiento, la organización, el acceso y el intercambio de información dentro de una organización. A continuación, exploraremos en detalle la estructura de SharePoint:

1. Granja de servidores (Farm): En el nivel más alto de la arquitectura se encuentra la granja de servidores, que es un conjunto de servidores interconectados que trabajan juntos para proporcionar la funcionalidad de SharePoint. Estos servidores pueden ser físicos o virtuales y pueden desplegarse en ubicaciones geográficas diversas para mejorar la disponibilidad y el rendimiento.

2. Aplicación web (Web Application): Dentro de la granja de servidores, cada instancia de SharePoint se configura como una aplicación web. Cada aplicación web tiene su propia URL única y se puede configurar con sus propias configuraciones de seguridad, bases de datos y políticas de administración.

3. Colecciones de sitios (Site Collections): Dentro de cada aplicación web, se pueden crear múltiples colecciones de sitios. Cada colección de sitios es un conjunto de sitios relacionados que comparten la misma configuración de seguridad, configuración de características y administración. Las colecciones de sitios proporcionan un límite lógico para la organización de los sitios dentro de SharePoint.

4. Sitios (Sites): Dentro de una colección de sitios, se pueden crear sitios individuales. Los sitios son contenedores para contenido, aplicaciones y subsitios relacionados. Pueden utilizarse para organizar equipos, proyectos, departamentos u otras unidades organizativas dentro de una organización.

5. Subsitios (Subsites): Los subsitios son sitios secundarios que se crean dentro de un sitio principal. Comparten muchas características con los sitios principales, pero pueden tener configuraciones y permisos únicos. Los subsitios se utilizan comúnmente para organizar el contenido de manera jerárquica o para asignar permisos específicos a equipos o grupos de usuarios.

6. Listas y bibliotecas (Lists and Libraries): Dentro de cada sitio o subsitio, se pueden crear listas y bibliotecas para almacenar y organizar datos. Las listas son conjuntos de información estructurada, como tareas, contactos o eventos, mientras que las bibliotecas son repositorios de documentos u otros archivos. Estos elementos son fundamentales para la colaboración y la gestión de contenidos en SharePoint.

7. Elementos web (Web Parts): Los elementos web son componentes de interfaz de usuario que se utilizan para mostrar y interactuar con contenido en las páginas de SharePoint. Pueden incluir desde simples vistas de lista hasta aplicaciones complejas integradas. Los usuarios pueden personalizar las páginas de SharePoint agregando, moviendo o eliminando elementos web según sus necesidades.

8. Grupos de usuarios (User Groups): SharePoint proporciona un sistema robusto de administración de usuarios y permisos que permite controlar quién puede acceder y realizar acciones en los sitios y contenidos. Los usuarios se pueden agrupar en grupos de usuarios, a los cuales se les asignan permisos específicos para sitios, listas o bibliotecas.

9. Flujos de trabajo (Workflows): Los flujos de trabajo en SharePoint permiten automatizar y gestionar procesos empresariales mediante la definición de pasos, acciones y condiciones que guían la ejecución de tareas. Estos flujos de trabajo pueden integrarse con otras aplicaciones de Microsoft, como Outlook o Dynamics, para proporcionar una experiencia de usuario más fluida y eficiente.

10. Servicios (Services): SharePoint ofrece una variedad de servicios integrados que amplían su funcionalidad, como el Servicio de Metadatos Administrados, el Servicio de Búsqueda, el Servicio de Excel y muchos otros. Estos servicios proporcionan capacidades adicionales, como la gestión de términos, la indexación de contenido y la visualización de datos, que pueden ser utilizadas para mejorar la productividad y la eficiencia en la organización.

En resumen, la estructura de SharePoint se compone de una jerarquía de elementos que van desde la granja de servidores hasta los sitios individuales y los elementos de contenido. Comprender esta estructura es esencial para diseñar, implementar y administrar eficazmente entornos de SharePoint que satisfagan las necesidades específicas de una organización y fomenten la colaboración y la productividad de los usuarios.

Por supuesto, profundicemos más en cada uno de los elementos de la estructura de SharePoint:

1. Granja de servidores (Farm): La granja de servidores es el entorno de nivel superior en SharePoint, donde se instala y ejecuta el software de SharePoint. Esta granja puede incluir uno o varios servidores, cada uno con un rol específico, como servidores frontales (front-end), servidores de aplicación (application servers), servidores de búsqueda (search servers), servidores de base de datos (database servers), entre otros. La configuración de la granja de servidores se realiza mediante el Administrador de SharePoint, que permite administrar la topología, la seguridad, la configuración de servicios y otras opciones avanzadas.

2. Aplicación web (Web Application): Cada instancia de SharePoint se configura como una aplicación web dentro de la granja de servidores. Una aplicación web tiene su propia base de datos de contenido y puede configurarse con distintas opciones de autenticación, políticas de seguridad, cuotas de almacenamiento y otras configuraciones específicas. Es común tener múltiples aplicaciones web en una granja de servidores para separar diferentes entornos, como desarrollo, pruebas y producción.

3. Colecciones de sitios (Site Collections): Una colección de sitios es un conjunto de sitios relacionados que comparten la misma configuración de administración, seguridad y características. Cada colección de sitios tiene su propio conjunto de sitios raíz (root sites), que actúan como puntos de entrada principales para la navegación y la administración. Las colecciones de sitios proporcionan una forma de organizar y aislar conjuntos de contenido dentro de una aplicación web, lo que facilita la administración y el control de acceso.

4. Sitios (Sites): Los sitios son contenedores para contenido, aplicaciones y configuraciones relacionadas dentro de SharePoint. Pueden ser utilizados para una variedad de propósitos, como la colaboración en equipo, la gestión de proyectos, la publicación de contenido y la administración de documentos. Cada sitio puede tener su propia estructura de navegación, permisos de usuario y configuraciones de apariencia, lo que permite adaptarlo a las necesidades específicas de los usuarios y los procesos comerciales.

5. Subsitios (Subsites): Los subsitios son sitios secundarios que se crean dentro de un sitio principal. Comparten muchas características con los sitios principales, pero pueden tener configuraciones y permisos únicos. Los subsitios se utilizan comúnmente para organizar el contenido de manera jerárquica o para permitir la colaboración en equipos o proyectos específicos dentro de un sitio principal más grande.

6. Listas y bibliotecas (Lists and Libraries): Las listas y bibliotecas son componentes fundamentales para la gestión de contenidos en SharePoint. Las listas son conjuntos de información estructurada que pueden utilizarse para realizar un seguimiento de datos, gestionar tareas, colaborar en documentos y mucho más. Las bibliotecas, por otro lado, son repositorios de archivos que permiten almacenar, organizar y compartir documentos y otros tipos de contenido. Tanto las listas como las bibliotecas pueden personalizarse con columnas, vistas, flujos de trabajo y otras características para adaptarse a las necesidades específicas del negocio.

7. Elementos web (Web Parts): Los elementos web son componentes de interfaz de usuario que se utilizan para personalizar las páginas de SharePoint y mostrar contenido de manera dinámica. Los usuarios pueden agregar elementos web a las páginas de SharePoint y configurarlos para mostrar listas, bibliotecas, informes, calendarios, formularios y mucho más. Existen elementos web estándar proporcionados por SharePoint, así como elementos web personalizados desarrollados por terceros o por los propios usuarios.

8. Grupos de usuarios (User Groups): SharePoint proporciona un sistema flexible de administración de usuarios y permisos que permite controlar quién puede acceder y realizar acciones en los sitios y contenidos. Los usuarios se pueden agrupar en grupos de usuarios, a los cuales se les asignan permisos específicos para sitios, listas, bibliotecas o elementos individuales. Esto facilita la administración de permisos a gran escala y garantiza que los usuarios tengan acceso solo a la información relevante para su función en la organización.

9. Flujos de trabajo (Workflows): Los flujos de trabajo en SharePoint permiten automatizar y gestionar procesos empresariales mediante la definición de pasos, acciones y condiciones que guían la ejecución de tareas. Los flujos de trabajo pueden asociarse con listas o bibliotecas específicas y pueden desencadenarse automáticamente en respuesta a eventos, como la creación de un nuevo elemento o la modificación de un documento. Los flujos de trabajo pueden incluir notificaciones por correo electrónico, asignaciones de tareas, actualizaciones de estado y otras acciones para facilitar la colaboración y mejorar la eficiencia operativa.

10. Servicios (Services): SharePoint ofrece una variedad de servicios integrados que amplían su funcionalidad y conectividad con otras aplicaciones de Microsoft y de terceros. Estos servicios incluyen el Servicio de Metadatos Administrados, que permite gestionar términos y propiedades de metadatos en toda la plataforma; el Servicio de Búsqueda, que proporciona capacidades avanzadas de indexación y recuperación de contenido; el Servicio de Excel, que permite visualizar y analizar datos en hojas de cálculo de Excel dentro de SharePoint; y muchos otros servicios que añaden valor y funcionalidad a la plataforma.

En conjunto, estos elementos forman la estructura organizativa de SharePoint, proporcionando un marco sólido para la colaboración, la gestión de contenidos y la automatización de procesos en las organizaciones. Al comprender cómo se interrelacionan estos elementos y cómo se pueden configurar y personalizar para satisfacer las necesidades específicas de una organización, los usuarios pueden aprovechar al máximo el potencial de SharePoint como una plataforma de productividad empresarial.