La «oficina abierta» o «open office» se ha convertido en un diseño popular en muchos entornos laborales modernos, promoviendo la colaboración y la comunicación entre colegas. Sin embargo, este diseño también plantea desafíos significativos, especialmente en lo que respecta a mantener el enfoque y la concentración necesarios para realizar tareas complejas y exigentes.
El Dilema del Diseño Abierto: Colaboración vs. Concentración
¿Qué es un espacio de oficina abierta?
Un espacio de oficina abierta se caracteriza por la ausencia de divisiones físicas significativas entre los espacios de trabajo individuales. En lugar de cubículos o oficinas cerradas, los empleados comparten un espacio común, a menudo con escritorios alineados en áreas amplias y abiertas. Esta disposición se basa en la idea de fomentar la interacción y el intercambio libre de ideas entre los empleados.
Ventajas de la oficina abierta
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Fomento de la colaboración: Uno de los principales beneficios de este diseño es que facilita la colaboración entre los miembros del equipo. La proximidad física reduce las barreras para comunicarse y compartir información, lo que puede llevar a un flujo de trabajo más dinámico y cooperativo.
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Mayor transparencia y comunicación: Al estar expuestos unos a otros, los empleados tienden a estar más al tanto de lo que hacen sus colegas, lo que puede promover una mayor transparencia y comunicación dentro del equipo.
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Flexibilidad y adaptabilidad: Los espacios abiertos suelen ser más fáciles de reconfigurar según las necesidades cambiantes de la empresa, lo que permite una mayor flexibilidad en la organización del espacio de trabajo.
Desafíos de la oficina abierta
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Distracciones constantes: La falta de privacidad y el ruido ambiental pueden ser grandes distracciones. Conversaciones cercanas, llamadas telefónicas y el ruido de fondo pueden dificultar la concentración en tareas que requieren atención profunda.
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Falta de privacidad: Aunque la transparencia puede ser positiva, la falta de espacios privados puede afectar negativamente la capacidad de los empleados para tener conversaciones confidenciales o para concentrarse en tareas sensibles.
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Estimulación excesiva: Para algunas personas, un entorno de oficina abierta puede resultar demasiado estimulante, lo que dificulta el mantenimiento de un estado mental tranquilo y enfocado necesario para ciertas tareas complejas o creativas.
Estrategias para mejorar el trabajo en oficinas abiertas
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Zonas de enfoque o concentración: Diseñar áreas específicas dentro del espacio abierto donde los empleados puedan retirarse temporalmente para trabajar en tareas que requieren concentración intensa.
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Uso de auriculares: Fomentar el uso de auriculares con cancelación de ruido para ayudar a minimizar las distracciones auditivas y permitir que los empleados se concentren en su trabajo.
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Políticas de comunicación: Establecer normas claras sobre cuándo es apropiado conversar en voz alta y cuándo se debe mantener un nivel de ruido reducido para no perturbar a los demás.
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Espacios de reunión reservados: Asegurar la disponibilidad de salas de reuniones o áreas privadas donde los empleados puedan llevar a cabo discusiones que requieran mayor privacidad o menos distracciones.
Conclusión
Si bien la oficina abierta puede promover la colaboración y la comunicación, también plantea desafíos significativos para mantener la concentración y la productividad individual. Con un diseño cuidadoso y la implementación de estrategias adecuadas, las organizaciones pueden mitigar estos desafíos y crear un entorno de trabajo que combine lo mejor de ambos mundos: colaboración efectiva y concentración productiva.